Quem é empresário sabe que os depósitos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) precisam ser regularmente feitos e comprovados. Para uma empresa que possui poucos funcionários, guardar os comprovantes não é uma má ideia. Contudo, para uma instituição de grande porte, armazenar vários documentos pode acabar gerando confusões. Para facilitar a vida das organizações, o governo conta com uma ferramenta muito útil: a certidão do FGTS

A Certidão de Regularidade para o Fundo (CRF) — ou simplesmente “certidão do FGTS” — é um documento muito importante para o empresário, o qual certifica e garante segurança jurídica quanto às suas obrigações, além de possibilitar uma série de facilidades nas contratações com o poder público e instituições financeiras. 

Embora seja muito simples obtê-la, muitos empresários sequer conhecem essa certidão e a qual a sua serventia. Por isso, resolvemos elaborar um post com algumas informações essenciais para quem quer saber detalhes sobre a certidão do FGTS, bem como para aqueles que desejam aprender como é possível obtê-la junto aos órgãos oficiais. Acompanhe! 

O que é a certidão do FGTS? 

A certidão do FGTS, emitida pela Caixa Econômica Federal — órgão responsável por administrar o sistema do fundo de garantia —, é um documento que comprova a regularidade da empresa em relação aos depósitos do FGTS de seus empregados. 

Em outras palavras, é um documento que atesta que a empresa sempre efetuou esse tipo de pagamento e que não existem pendências a serem quitadas, ou seja, a organização está em situação regular em relação aos seus funcionários. 

Qual é a importância da certidão?

Estar em dia com as obrigações do FGTS é um requisito muito importante para a grande parte dos empreendedores, já que a ausência da comprovação de regularidade perante o fundo de garantia pode ser um impedimento no momento de fechar um negócio ou até mesmo obter um empréstimo. 

A Lei 8.036, de 11 de maio de 1990, que dispõe sobre o FGTS, bem como a Lei 9.012, de 30 de março de 1995, que proíbe as instituições oficiais de crédito de conceder empréstimos, financiamentos e outros benefícios a pessoas jurídicas em débito com o fundo, apresentam algumas situações em que é obrigatória a apresentação da certidão do FGTS.

Em seu artigo 27, a Lei 8.036 dispõe que a apresentação do Certificado de Regularidade do FGTS, fornecido pela Caixa Econômica Federal, é obrigatória nas seguintes situações:

a) habilitação e licitação promovida por órgão da Administração Federal, Estadual e Municipal, direta, indireta ou fundacional ou por entidade controlada direta ou indiretamente pela União, Estado e Município;

b) obtenção, por parte da União, Estados e Municípios, ou por órgãos da Administração Federal, Estadual e Municipal, direta, indireta, ou fundacional, ou indiretamente pela União, Estados ou Municípios, de empréstimos ou financiamentos junto a quaisquer entidades financeiras oficiais;      

c) obtenção de favores creditícios, isenções, subsídios, auxílios, outorga ou concessão de serviços ou quaisquer outros benefícios concedidos por órgão da Administração Federal, Estadual e Municipal, salvo quando destinados a saldar débitos para com o FGTS;

d) transferência de domicílio para o exterior;

e) registro ou arquivamento, nos órgãos competentes, de alteração ou distrato de contrato social, de estatuto, ou de qualquer documento que implique modificação na estrutura jurídica do empregador ou na sua extinção. ​

A lei 9.012/95, por sua vez, define que: 

Art. 1º É vedado às instituições oficiais de crédito conceder empréstimos, financiamentos, dispensa de juros, multa e correção monetária ou qualquer outro benefício a pessoas jurídicas em débito com as contribuições para o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). 

        § 1º A comprovação da quitação com o FGTS dar-se-á mediante apresentação de certidão negativa de débito expedida pela Caixa Econômica Federal.

        § 2º Os parcelamentos de débitos para com as instituições oficiais de crédito somente serão concedidos mediante a comprovação a que se refere o parágrafo anterior.

        Art. 2º As pessoas jurídicas em débito com o FGTS não poderão celebrar contratos de prestação de serviços ou realizar transação comercial de compra e venda com qualquer órgão da administração direta, indireta, autárquica e fundacional, bem como participar de concorrência pública.

É possível, com a simples leitura dos dispositivos acima transcritos, ter uma ideia de quão importante é estar em situação regular com o FGTS. Um simples desconto de juros, como vimos, pode ser negado em virtude desse débito.

Para os empreendedores que fazem o uso de financiamentos para expandir seus negócios, a situação é a mesma: sem a certidão, nada poderá ser. A simples ausência da CRF, sem dúvidas, pode arruinar projetos e empreendimentos que estão ativos há anos. 

É sempre bom ficar de olho em relação às obrigações trabalhistas, principalmente quanto aos depósitos do FGTS, uma vez que, como visto, a irregularidade nos depósitos pode gerar uma série de empecilhos para a concretização de projetos. 

Para entendermos melhor, analisaremos, a seguir, cada um dos casos que podem ser afetados pela ausência da certidão. Confira! 

Impossibilidade de contratar com bancos públicos 

Bancos públicos possuem uma função muito importante em nosso setor financeiro economia, pois equilibram o mercado financeiro. São essas instituições, como a Caixa Econômica, e sociedades de economia mista, o Banco do Brasil, que oferecem linhas de crédito com taxas menores — se comparadas com outros bancos comerciais — para estimular a economia. 

Para usufruir desses benefícios, uma das exigências é a apresentação de uma série de certidões negativas, dentre elas — talvez a mais importante — é a certidão de regularidade do FGTS. Sem ela, nenhum financiamento será aprovado. 

Melhora a sua classificação de risco 

Não fechar acordos com bancos públicos não significa que você estará isento da verificação das regularidades fiscais. Todos os bancos — públicos ou privados — possuem um sistema de classificação de risco, cujo objetivo é avaliar o crédito e definir a estabilidade (risco de falência) de uma determinada empresa. 

Essa classificação, que leva em consideração a regularidade fiscal do negócio, é utilizada para todas as operações, tais como aprovação de empréstimos, taxas do cartão de crédito e, até mesmo, para definir quem será o seu gerente. 

A falta de uma certidão do FGTS poderá incidir na cobrança de juros mais altos, já que a sua classificação de risco estará prejudicada. 

Licitações públicas 

Quem deseja aumentar o faturamento e expandir o mercado de atuação da empresa, sabe que contratar com o poder público é sempre uma boa opção. Para as micro e pequenas empresas, que possuem condições diferenciadas, a oportunidade é ainda mais interessante, não é mesmo? 

Mas, para fechar contratos com o governo, as regras são um pouco mais rígidas. Dentre elas podemos citar as inúmeras certidões negativas que precisam ser apresentadas, como a Certidão de Regularidade Fiscal do FGTS. 

Na presença de qualquer irregularidade, a licitante poderá ser desclassificada, ou seja, perderá a oportunidade de aumentar os seus lucros e a sua área de atuação.

Onde é feita a emissão da certidão? 

Conforme mencionamos, o órgão responsável pela emissão da certidão do FGTS é a Caixa Econômica Federal. Para tanto, existem duas formas de obtenção do documento: uma para as empresas, chamada de CRF INSS, e outra para os trabalhadores, chamada de Certidão Negativa de Débito (CND INSS). 

Para entendermos melhor, detalharemos, na sequência, cada uma delas. 

CRF INSS

Para a empresa consultar a sua situação perante o FGTS, basta acessar o site da Caixa Econômica Federal e localizar o serviço “Consulta Regularidade do Empregador“. Em seguida, deverão ser preenchidos os dados solicitados na tela, tais como o número de inscrição (CNPJ ou CEI) e o código de segurança que é gerado pelo próprio portal. Feito isso, clique em “consultar”.

Se ocorrer algum problema e não for possível checar a informação pela internet — devido a uma inconsistência de dados, por exemplo — será necessário efetuar a solicitação da certidão pessoalmente em uma agência da Caixa. 

Cabe ressaltar que a CRF, emitida via internet, possui um prazo de validade de 30 dias, contados a partir de sua emissão. Além disso, a autenticidade do documento, feita pela Caixa Econômica Federal, deve sair legível na impressão, pois isso permitirá que o destinatário da certidão possa efetuar a sua confirmação. 

CND INSS

Para os trabalhadores, também é possível emitir a CND INSS onlinePara tanto, acesse o site da Caixa Econômica Federal ou clique neste link. Ao abrir a guia, informe o seu Número de Identificação Social (NIS — PIS/PASEP) sem pontos ou hífen e a senha. 

Caso seja o seu primeiro acesso, após inserir o seu NIS, selecione a opção “cadastrar senha” para poder acessar a certidão. Caso não consiga obter a certidão de forma virtual, procure a agência mais próxima e solicite-a pessoalmente. 

Como renovar a validade da certidão do FGTS? 

Anteriormente, ressaltamos que o prazo de validade das certidões emitidas é de 30 dias, contados de sua emissão. No entanto, pode ser que seja necessário renovar esse prazo, pois, convenhamos, 30 dias passam “voando”. 

Em razão disso, no mesmo local em que são emitas as certidões é possível renová-las. De acordo com as informações contidas na página da Caixa, “dentre as facilidades implementadas com a emissão do CRF via Internet está a possibilidade de renovação desse documento 10 dias antes do vencimento”.

Assim, a partir do 21º dia de validade do certificado, é disponibilizado na página de consulta a regularidade, um link específico denominado de “Verifique a Renovação do CRF” para efetuar o procedimento. 

Se a empresa continuar com as condições que permitem a emissão da certidão, será possível a renovação de forma imediata, com a obtenção de um novo documento. No entanto, se houver alguma irregularidade, a empresa deverá entrar em contato com uma agência da Caixa para regularizar os impedimentos — o que pode ser feito antes mesmo de o certificado vencer. 

O que pode impedir a emissão de uma certidão? 

Em regra, o impedimento quanto à emissão da certidão do FGTS está diretamente ligado ao fato de que a empresa possui débitos perante o sistema do fundo. No entanto, como toda regra, existem as exceções. 

Em relação aos débitos, a certidão poderá ser impedida pelos seguintes fatores: 

  1. Notificações fiscais de débitos.
  2. Débitos confessados. 
  3. Diferença nos recolhimentos. 
  4. Débitos inscritos em dívida ativa. 
  5. Parcelamentos em atraso. 
  6. Parcelamentos rescindidos em virtude da ausência de pagamento da primeira parcela.

No mesmo sentido, pode ser bloqueada a emissão da certidão em virtude das seguintes irregularidades:

  1. Falta de recolhimento dos depósitos do FGTS. 
  2. Falta de parâmetros das contribuições sociais. 
  3. Recolhimentos parciais com notificações não cadastradas.
  4. Recolhimentos com a competência posterior ao término das atividades.
  5. Divergência no enquadramento de contribuição sindical. 
  6. Inconsistências cadastrais do empregador. 
  7. Cadastro em atraso. 

No caso de irregularidades, o empregador poderá apresentar o comprovante do respectivo impedimento de geração da certidão diretamente em uma agência e solicitar que as informações sejam corrigidas ou atualizadas para possibilitar a emissão — o que deve ser feito, em regra, no prazo de 5 dias úteis.

Por que manter o controle de regularidade fiscal? 

No decorrer desse post, você pôde perceber que manter em dia a sua situação fiscal, principalmente em relação aos depósitos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, é tarefa muito importante. 

Ter bons aliados — administradores, contadores e advogados — é sempre uma boa alternativa para garantir o acompanhamento da sua empresa e evitar que ela tenha algum impedimento legal na hora de contratar com o poder público ou obter um simples empréstimo. 

Manter o controle da sua regularidade fiscal é um assunto que merece muita atenção, porque pequenos descuidos, como uma divergência no pagamento, podem causar grandes prejuízos financeiros e estruturais — já pensou em não poder realizar um projeto que vem sendo desenvolvido há anos? 

A falta de uma certidão do FGTS pode causar inúmeros transtornos, desde não poder aproveitar uma linha de crédito com taxas de juros baixas até a perda de grandes parcerias com o poder público, já que, como sabemos, as licitações públicas envolvem valores expressivos. 

Mantenha sempre um bom arquivo com todos os documentos que comprovem a regularidade de seu negócio e, agora que você já sabe como, sempre emita a certidão do FGTS para conferir se a sua organização está em dia. 

Tem alguma dúvida sobre o assunto ou quer compartilhar alguma experiência conosco? Deixe seu comentário aqui embaixo!